Cơ quan mua giấy không giống nhà mua giấy. Phải có dự trù, có báo giá, có hóa đơn, có biên bản bàn giao thì kế toán mới thanh toán được. Sót một món trong dự trù là phải làm tờ trình bổ sung, chạy qua mấy bàn ký chỉ để mua thêm một hộp bút. Doanh nghiệp nhẹ thủ tục hơn nhưng hay mua vụn, cuối tháng không ai nắm được tổng.
Dưới đây là cách chúng tôi vẫn làm với khối văn phòng ở Hà Tĩnh: chọn giấy theo việc in, chia văn phòng phẩm theo bộ phận, chuẩn bị đủ giấy tờ mua sắm và đặt định kỳ.
Giấy A4 cho văn bản: chọn theo việc, không theo hãng
Văn bản bây giờ in hai mặt là thường. Giấy mỏng thì chữ mặt sau lộ sang, giấy kém đều mặt thì kẹt máy khi đảo mặt tự động. Chúng tôi hay khuyên mỗi đơn vị chốt hai mã: một mã chính cho văn bản, một mã rẻ hơn cho in nháp, đừng để mỗi phòng tự mua một kiểu.
| Việc in | Định lượng nên dùng | Mã gợi ý |
|---|---|---|
| Công văn, quyết định, văn bản lưu hồ sơ, in hai mặt | 70gsm | IK One, BLC, Green Pine 70gsm |
| Hồ sơ thầu, hợp đồng, báo cáo gửi cấp trên | 80gsm | IK Plus 80gsm, Supreme 80gsm |
| Tài liệu họp nội bộ, in nháp, bản lấy ý kiến | 65gsm | IK Copy, Excel 65gsm |
Ví dụ IK One 70gsm đủ đục cho văn bản hai mặt mà giá vừa phải; IK Plus 80gsm cầm chắc tay, hợp tập hồ sơ cần đóng quyển; IK Copy 65gsm cùng họ giấy, chuyển phần in nháp sang thì máy không phải làm quen loại lạ. Toàn bộ các mã khác anh chị xem ở gian hàng giấy in văn phòng.
Chuyện nhỏ mà hay gây kẹt máy: ram bóc ra để hở vài hôm là giấy hút ẩm, cong mép. Phần chưa dùng gói lại, để nằm ngang trong tủ.
Văn phòng phẩm chia theo bộ phận
Lập dự trù theo nơi dùng thì đi một vòng cơ quan là biết chỗ nào còn thiếu.
Văn thư, lưu trữ
Nơi tiêu nhiều nhất. Kẹp bướm để kẹp công văn theo tháng, giấy bìa màu A4 làm bìa phân loại hồ sơ, bút lông dầu ghi thùng lưu trữ, băng keo màu dán niêm. Nhiều nơi quy ước mỗi năm lưu trữ một màu bìa, một màu băng keo; nhìn màu là biết thùng năm nào.
Bộ phận một cửa, tiếp dân
Bút ở quầy hao nhanh hơn mọi chỗ vì ai cũng dùng và hay bị cầm nhầm. Chọn bút bấm như TL-025, không có nắp để mà rơi. Nên tách định mức riêng cho quầy, đừng chia chung với phòng chuyên môn. Thêm bìa trình ký để chuyển hồ sơ vào trong.
Phòng chuyên môn, phòng họp
Bút TL-024 ngòi 0,7mm nét rõ để ký văn bản, sổ sách. Bút lông bảng cho phòng giao ban. Bìa trình ký cho lãnh đạo mang tài liệu đi họp.
Tổ chức, thi đua khen thưởng
Phôi thẻ nhựa làm thẻ cán bộ, miếng dựa ép dẻo để ép giấy khen, quyết định. Nhóm này mua một lần dùng cả năm, nên đưa vào dự trù từ đầu năm. Các mã đang có nằm trong gian hàng văn phòng phẩm.
Hồ sơ mua sắm của cơ quan nhà nước
Chúng tôi chuẩn bị được các giấy tờ cơ quan thường phải kẹp vào hồ sơ:
- Báo giá có đóng dấu công ty, ghi ngày lập và thời hạn hiệu lực.
- Bảng kê từng dòng hàng: tên hàng, quy cách, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền.
- Hóa đơn điện tử VAT theo đúng bảng kê.
- Hợp đồng nguyên tắc cho đơn vị đặt định kỳ, biên bản bàn giao khi giao hàng.
- Thông tin pháp lý: Công ty TNHH Sản xuất và Thương mại Hiếu Hưng, mã số thuế 2901980774.
Hồ sơ hay bị trả lại vì ba chỗ: không ghi đơn vị tính (bút bi một cây hay một hộp?), không ghi quy cách (bìa trình ký A4 hay A5, giấy in bao nhiêu gsm, hãng nào), và báo giá hết hiệu lực khi hồ sơ còn chờ ký. Cần mấy báo giá để so sánh thì tùy quy chế chi tiêu nội bộ của đơn vị.
Đặt định kỳ và đối soát công nợ
Cách đỡ việc nhất là chốt một danh mục cố định, ký hợp đồng nguyên tắc một lần. Mỗi tháng hoặc mỗi quý chỉ cần báo số lượng. Xe tải của công ty giao theo tuyến vào Hà Tĩnh; lịch xe và phí giao anh chị gọi 0916 730 478 để được báo, nên đặt trước khi tủ hết hàng vài ngày.
Với doanh nghiệp, nên tách hai nhóm trong ngân sách: hàng tiêu hao hằng tháng (giấy in, bút, kẹp, băng keo) và hàng mua một lần (bìa trình ký, phôi thẻ, miếng ép). Gộp chung thì tháng đầu năm con số vọt lên bất thường. Trong nhóm tiêu hao, giấy in luôn là khoản nặng nhất, nên chỗ đáng tính toán là mã giấy, không phải cây bút rẻ hơn vài trăm đồng.
Đến kỳ, chúng tôi gửi bảng kê từng đơn kèm số hóa đơn để kế toán hai bên khớp số rồi mới thanh toán. Giấy vệ sinh đi chung chuyến thì chung luôn bảng đối chiếu. Cách thanh toán xem ở chính sách thanh toán.
Bắt đầu từ đâu
Có danh mục thì nhắn Zalo 0916 730 478, chúng tôi gửi lại báo giá đóng dấu. Chưa có thì báo số cán bộ, số phòng ban, chúng tôi lập bản gợi ý để anh chị sửa rồi trình. Giá lẻ từng mã xem trước ở bảng giá.