Trường học và bệnh viện giống nhau ở hai chỗ: in rất nhiều, và nhà vệ sinh lúc nào cũng đông người. Khác nhau ở nhịp dùng. Trường dồn vào mấy đợt: đầu năm học, giữa kỳ, cuối kỳ. Bệnh viện thì đều quanh năm, khoa nào cũng in mỗi ngày. Trang này viết cho bộ phận hành chính, văn thư, vật tư của trường học, bệnh viện ở Hà Tĩnh đang phải lo khoản giấy đó.
In đề thi, tài liệu: chọn định lượng cho đúng
Giấy in là khoản lớn nhất trong ngân sách văn phòng phẩm của trường. Chọn định lượng vừa đủ cho từng việc là cách tiết kiệm thật, không phải ép mua loại rẻ nhất cho mọi thứ.
| Việc in | Định lượng | Ghi chú |
|---|---|---|
| Đề cương ôn tập, phiếu bài tập phát đi không thu lại | 60–65gsm | Giá mềm, in một mặt là đủ |
| Đề kiểm tra, đề thi in hai mặt | 70gsm | Mỏng hơn thì chữ mặt sau lộ sang, học sinh dễ đọc nhầm |
| Hồ sơ học sinh, sổ sách lưu nhiều năm | 70–80gsm | Giấy chắc, trắng tự nhiên, để lâu không bở |
Với tài liệu phát đi, Excel 65gsm hay các loại vỏ trắng 60–65gsm là đủ dùng. Riêng đợt in đề, máy photo chạy liên tục cả ngày; giấy nhiều bụi làm bẩn trống, kẹt giữa chừng thì cả tổ phải ngồi chờ. Phần tiền chênh giữa loại rẻ nhất và loại 70gsm tử tế không đáng bằng một buổi in đề bị gián đoạn.
Hai kinh nghiệm nhỏ. Một là tách dự trù giấy in theo đợt thi, đừng gộp vào tiền văn phòng phẩm tháng, để lúc quyết toán nhìn ra kỳ nào in nhiều bất thường. Hai là để giấy sẵn trong kho trường từ trước kỳ thi một hai tuần, không đặt sát ngày.
Hồ sơ bệnh án, phiếu khám, hóa đơn quầy thu
Hồ sơ bệnh án phải lưu nhiều năm và hay in hai mặt, nên dùng 70gsm trở lên. Green Pine 70gsm là dòng đáng xem vì có đủ khổ A4, A3 và A5: A4 cho bệnh án, A5 cho phiếu chỉ định, giấy hẹn tái khám, đỡ phải cắt đôi tờ A4.
Quầy thu ngân và nhà thuốc trong bệnh viện chạy máy in hóa đơn nhiệt thì dùng giấy in nhiệt Sakura K80. Lưu ý chữ trên giấy nhiệt mờ dần theo thời gian và khi gặp nóng; phiếu nào cần lưu vào hồ sơ thì photo hoặc chụp lại.
Biểu mẫu dùng đều như phiếu theo dõi, sổ giao nhận, bìa hồ sơ, chúng tôi nhận in theo mẫu của đơn vị. Anh chị gửi mẫu qua Zalo để được báo cách làm.
Văn phòng phẩm đầu năm học
Dự trù đầu năm hay sót, và sót thì phải làm tờ trình bổ sung. Lập danh mục theo nơi dùng sẽ dễ soát hơn:
- Văn phòng trường: bút bi bấm cho giáo viên, bìa trình ký, kẹp bướm kẹp bài kiểm tra theo lớp.
- Phòng học: bút lông bảng WB-03, món hay bị thiếu nhất. Bảng trắng viết cả ngày thì một cây chỉ được vài tuần, trường vài chục phòng học tính ra đã cả trăm cây một học kỳ.
- Văn thư: phôi thẻ nhựa PVC làm thẻ học sinh, thẻ thư viện; miếng dựa ép dẻo để ép giấy khen; bút lông dầu ghi thùng hồ sơ.
Về thời điểm, trường nào chốt danh mục trong tháng 7 hoặc đầu tháng 8 thì gần như không phải bổ sung giữa chừng. Cuối tháng 8 là lúc trường nào cũng mua, dễ thiếu màu, thiếu quy cách. Đầu học kỳ hai thường có một đợt bổ sung nhỏ, chủ yếu bút lông bảng và giấy in.
Giấy vệ sinh cho khu đông người
Nhà vệ sinh học sinh, khu khám bệnh, hành lang khoa phòng là chỗ cuộn nhỏ để hở hay bị mất, rơi xuống sàn ướt là bỏ cả cuộn. Ở những chỗ này nên lắp hộp đựng có khóa và dùng giấy vệ sinh cuộn lớn công nghiệp: người dùng chỉ rút được đoạn mình cần, tạp vụ không phải đi thay giấy nhiều lần trong ngày.
Trường học, bệnh viện nên dùng giấy bột nguyên sinh, không dùng giấy tái chế. Trường mầm non, tiểu học thì lắp hộp vừa tầm tay các em. Trước khi đổi loại cuộn, đo đường kính trong của hộp đang dùng để cuộn mới lắp vừa. Phòng bệnh dịch vụ, phòng trực thì cuộn nhỏ vẫn hợp hơn.
Giao định kỳ và giấy tờ
Đơn vị dùng đều nên chốt danh mục và ký hợp đồng nguyên tắc một lần, sau đó mỗi tháng hoặc mỗi quý chỉ báo số lượng. Giấy in, văn phòng phẩm và giấy vệ sinh đi chung một chuyến, chung một bảng đối chiếu cuối kỳ. Xe tải của công ty giao theo tuyến vào Hà Tĩnh; lịch xe và phí giao anh chị gọi 0916 730 478 để được báo.
Giấy tờ chúng tôi chuẩn bị được: báo giá đóng dấu để đưa vào dự toán, hóa đơn điện tử VAT, hợp đồng nguyên tắc, biên bản bàn giao ghi từng dòng hàng làm căn cứ quyết toán. Trường nhỏ thì báo tổng nhu cầu cả năm thay vì từng đợt, giá tính theo tổng sẽ tốt hơn. Hàng lỗi do nhà sản xuất đổi trong 7 ngày.
Anh chị gửi số lớp, số giáo viên hoặc số khoa phòng qua Zalo 0916 730 478, chúng tôi lập danh mục gợi ý để đơn vị sửa rồi trình duyệt. Giá lẻ tham khảo ở bảng giá.